检验质量
思考:是否存在流程设计中过于理想超前的现象,以致于与业务实际脱节?
查找原因
思考:流程是否已经宣贯培训到位?流程的相关配套措施是否调整到位?
改进方法
思考:对于操作烦琐、浪费时间较大的流程活动,是否可以借助IT或其他方法进行提效?
流程试运行前,企业应要求各部门宣贯、培训到位。同时,为了验证流程符合公司内部各体系的相关要求,企业应定期全面审查现有流程的有效性及适用性,保持流程的持续更新和优化。②检查方式:重点抽查+全面检查,即:总部流程管理部门抽查总流程中20%的关键流程,进行重点检查;对自身领域范围内的流程,各级流程管理部门实施全面检查。为确保流程检查的质量和进度,企业需要根据检查流程范围,成立多部门组成的联合检查小组,作为有效的组织保障。
①选择抽查范围:各部门根据已发布流程,按照重要性与使用频率的两个维度,建立流程分类矩阵,并从中选取20%关键流程报至流程管理部门;流程管理部门进行全面的识别评审,从公司角度,选择流程的抽查范围。②编制计划与规则:流程管理部门按照现有可调配人力,进行分组抽查,结合抽查范围,每组每月安排固定数量的流程检查计划。流程检查前,从业务、流程及体系等维度分别筛选出检查的规则,制定统一的标准, 避免检查的主观性。
①现场实施检查:在流程检查过程中,可参照财务审计中的穿行测试方式,通过现场观察、查看记录、实际操作等方式对流程进行全过程测试,验证流程的执行效果。注意:检查人员不能是本部门人员,须实行交叉验证;检查以客观事实为依据,以持续改进优化为目标,杜绝为检查而检查。
穿行测试:指追踪交易在财务报告信息系统中的处理过程。在风险管理中,在正常运行条件下,将初始数据输入内控流程,穿越全流程和所有关键环节,把运行结果与设计要求对比,以发现内控流程缺陷的方法。
②编制并下发检查通报:流程检查完成后,各小组编制检查通报,与被检查部门沟通确认后再下发。通报内容必须客观真实,有理有据,对执行较好的部门进行表扬,对表现较差的部门责令整改。
对于由流程管理部门抽检的流程,流程管理部门须进行跟踪、验证、闭环等操作。对于由各部门自己主导的流程检查,各部门流程负责人需将检查结果反馈至总部知悉,便于总部开展相应的指导。
企业不仅可以提高流程的执行力,而且可以增强主动优化意识,各部门将更加积极主动地与流程管理部门开展流程问题的诊断与优化工作,从而形成一种人人谈流程优化的氛围。
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