ISO9001标准要求:针对设定的目标,识别、理解、管理一个由相互关联的过程所组成的体系,有助于提高组织的效率。然而,标准仅在原则层面提出了要求,没有具体的方法、规则、程序、细则支撑,所以导致ISO9001质量管理体系无法做到系统管理。
流程规划是实现企业系统管理最有效的方法与工具,因为流程规划的本质是围绕企业价值创造过程进行分类、分级,进行剖析,从系统的维度把流程展开。
企业流程制度建设经历四个阶段:问题导向的流程制度建设、部门导向的流程制度建设、标准/系统导向的流程制度建设、客户导向的流程制度建设。接下来,将逐一阐明。
问题导向的流程制度建设阶段
当一个问题出现之后,管理者为了能够复用经验、有效控制风险,会针对这个问题制订相应的流程制度。
例如:企业出现会议出席纪律差、效率低的问题,通常会制订《关于强化会议纪律的管理规定》。
当相关流程制度出台之后,这个问题能够得到一定程度地解决。但是,由于企业的问题层出不穷、形式多样,企业需不停地出台流程制度,不停地根据新出现的问题对流程制度进行修改。
1、管理走在问题的后面:始终是“救火式”的事后管理,管理的成本比较高;
2、制度泛滥成灾:管理难度与成本变大,而且执行困难;
3、制度缺乏系统性:要么相互重复,要么空白无人管,要么相互冲突。
这一阶段的特点是:流程制度散乱,往往解决是“点”的问题。
部门导向的流程制度阶段
企业流程制度建设是由各个职能部门去负责,他们会根据职能管理的要求,从职能视角来出台一系列流程制度。对于影响到本部门的流程都会去编写,但编写的角度是基于所在部门的职能。
对于跨部门流程设计由于采取的是职能导向模式,没有充分邀请相关部门共同参与,无法满足流程整体管理的需求。
由于缺乏流程规划,组织对于流程边界没有清晰的界定,会出现“三不管”的空白地带、流程与流程之间相互有重叠重复的内容、多套标准。
各部门设计流程的出发点是职能管理,出于分工与制衡需求,部门之间的利益往往会互相矛盾,为了平衡矛盾,流程要么设计得非常冗余,要么缺乏一致的运行规则,导致实际运行效率低下。
这个阶段流程建设覆盖度有了很大的提升,系统性也有很大的提升,但只在部门、职能内会自成体系,职能体系之间的集成性不足。
标准/系统导向的流程制度建设阶段
流程制度建设基于成熟的管理标准,如:ISO9001质量管理标准,或者基于软件系统实施需求,如:ERP(企业资源计划)。这一阶段的特点是:借鉴成熟的管理标准、软件系统中成熟的管理模式,建设企业的流程制度,围绕某个业务领域或主题,实现对跨部门流程的集成与整合。
但从公司整体来看,管理体系的系统性仍然不足,主要原因在于:企业往往同时存在多套标准与软件,包括:质量管理体系、环境管理体系、健康安全管理体系、内控管理体系、ERP、ITTL(信息技术基础构架库)等。这些体系都没有涵盖企业经营管理的全部要素,并且这些子体系之间集成性较弱。
另外,任何一个体系相对都是完整的,所以存在大量的重叠。比如:围绕问题原则改进的流程,在ISO9001里采取的是纠正/预防措施程序;在ITTL中则采取的是问题管理程序,负面影响了管理体系的精简性与标准化程度。
很多企业旧的流程体系以短、小流程为主,而且基本上是各部门站在自身利益上各自制定的,流程之间充满断点、重叠,甚至冲突。所以,往往无法站在客户角度提供全局性的价值服务。在客户导向的流程制度建设模式阶段中,企业逐渐意识到端到端流程管理的重要性,其核心就是解读两个问题:第一,流程的客户是谁?第二,本流程最终的价值产出到底是什么?
端到端管理,并不仅指流程的起点和终点。实现流程的端到端管理,需要实现很多管理要素的端到端。管理要素的端到端如下:
所有者:端到端流程需要有一个统一的所有者,否则无法实现跨部门对流程设计、持续优化的协同。
管理原则:不同的职能有不同的管控目的,当发生冲突时需要采取达成共识的原则。
第一步是先完成流程体系架构设计,全面识别公司有哪些一级流程 (业务域)。识别这些一级流程之间的定位与关联关系是怎样的,一级流程之下由哪些二级流程、三级流程、四级流程组成,各流程之间的接口与集成关系如何。
架构规划完成之后,企业基于流程体系架构,逐条建设操作层级的流程。每一个操作层级流程的梳理都要求严格遵守架构的要求,包括它的边界、它的职责分配等。如此可以保证每一个操作层面流程制度都被流程架构集成起来,最终能够形成一个相互联系、相互作用、相互支撑、有机融合的整体。
