员工在开展流程优化项目过程中，经常会遇到工作越做越多，即：范围蔓延，导致项目不能在规定的时间内保质保量完成，这就犯了前期项目范围模糊的毛病。所以说在开展优化项目前，一定要与客户沟通好，明确项目范围，且项目的范围大小要与相关资源配备情况相匹配，避免范围过大而导致资源(如：时间、资金、人力等)不足，给项目后期留下风险。

任何的流程优化项目都有自己需要完成的目标，也可以理解为满足客户的原始需求，解决他们的实际问题。目标的设定最好满足SMART原则，即明确具体的、可衡量的、可实现的、相关联的、有时限的。模糊的目标描述容易留给实施者蒙混过关的空间，最终也可能导致项目的失败。

流程现状的梳理可以说是流程优化的关键一步，现状梳理清楚了，流程优化也就成功了一半。开展此流程优化项目，说明原先的做法可能是存在一定问题，因此对现有做法的梳理就需要严谨。我们在进行现状描述时最常用到：SIPOC法。

无论使用哪种方法，都要做到客观真实，原汁原味地呈现事物本来的面貌，不可为了优化目的而捏造或扭曲事实。整理数据的最佳方法是：从系统抽取现场填制的原始单据中获取，而非经过二次加工的汇总数据，因为任何加工整理的数据都会存在人的主观色彩，容易造成信息传递的人为过滤失真。

通过对比梳理现状与实际目标之间的差距，找出目前业务可能存在的问题，有时候问题会非常多，所以我们需要学会抓大放小，大胆假设，重点解决客户急切关注或前80%的问题，无需面面俱到，要考虑资源、质量、效率的平衡。我们可以运用精益或质量理念中的一些方法来找出问题的原因，如：5W2H法、5WHY法、鱼骨图法等。问题的根因找对了，后续的流程优化工作也就顺畅多了。

图：5W2H法

图：鱼骨图法

根据业务现状、数据支持、发现的问题及原因分析等信息，企业就可以来制订流程问题解决方案了。在这阶段，企业常运用的流程优化方法有：ESEIA法、5W2H法、头脑风暴法等。通常解决方案是综合的，而不单是从流程角度分析，也可能涉及组织/岗位、职责、IT系统、人员赋能、KPI等的调整，所以解决方案经常是“流程+”的综合解决方案。

图：ESEIA法（示例）

图：头脑风暴

员工可以按照公司标准格式整理形成正式的材料给领导进行汇报决策。对于前期做完的工作，需要提醒的是：在给领导汇报之前，最好是与相关部门进行充分地沟通并达成共识，看方案中是否有不妥或后续难以落地的环节，可以在领导决策前修改完善，避免提出的解决方案不具备可落实性，只是自己部门“柏拉图”式的理想愿望而已。

在与各部门及相关领导沟通汇报完成后，根据他们的意见进行相应的调整，并再次组织沟通汇报，直至方案通过，中间过程可能会反复性修订。每一次评审修订的过程都是一次对业务解决思路深度思考的过程。

流程优化项目要想真正地发挥作用，就必须落实到文件与IT系统中。管理制度化，制度流程化，流程IT化。流程文件是保证项目落地的立法依据，IT系统是文件执行的固化手段，流程从上往下规划，IT系统从下往上实现，两者密切配合，都需要抓住。如果只是固化到文件中，而没有相应IT系统支撑，则实施效果难以保证；如果只固化到IT系统中，而未制订相关文件支撑，则IT系统的落地就“师出无名”，缺乏权威性和增加日后随意改动的嫌疑。